Notas
Viejas convicciones y Nuevas estrategias.
- ¿Tiene usted algo para adelgazar?
- Señora… ¡ esto es una farmacia !
Los recortes y modificaciones introducidos en los tres últimos años por el gobierno han dado un tijeretazo más que considerable a los ingresos de las farmacias españolas en lo referente a los fármacos que se dispensan con receta. Hasta tal punto, que hay muchas farmacias en peligro de cierre, algo impensable hace tan solo 5 años. La situación actual obliga a adoptar nuevas estrategias a todas las farmacias. Es necesario explorar nuevas vías comerciales y de gestión que aseguren la supervivencia de las farmacias, aunque no nos gusten, o pensemos que convierte nuestra farmacia en un pequeño "supermercado" de la salud.
No es momento de ser "exquisitos" o "puristas", es tiempo de apostar por nuevas estrategias que nos permitan seguir desarrollando el trabajo que hemos elegido, el trabajo que desarrollamos por vocación y convicción. Nuevos productos (asociados a la salud y el cuidado, que es de lo que trata la farmacia), nuevas oportunidades que nos permiten mantener o incluso aumentar nuestra facturación. Nuevas herramientas como los robots que nos dan más control sobre nuestra farmacia y mas tiempo para estar con el paciente y aconsejarle (y aprovechar ese tiempo para aplicar las técnicas de venta cruzada y de paso aumentar la facturación por ticket). Y por supuesto renovarnos, ponernos al día y ampliar y complementar nuestra formación para nosotros y nuestros auxiliares.
Es necesario convertir más aún si cabe la farmacia en un espacio de salud a 360º, un espacio que posibilite el echo, de que cuando un paciente piense en cualquier cosa relacionada con la salud piense única y exclusivamente en la farmacia (y si es la nuestra... tanto mejor). Y si para conseguir eso es necesario pensar mas amplia y comercialmente, o dejarnos asesorar o invertir si podemos hacerlo, tendremos que hacerlo. ¿Para que? Para preparar nuestras farmacias para los próximos años y los retos que puedan llegar.
Es tiempo de planificar, organizarnos, prepararnos y aprovechar las nuevas herramientas que se nos ofrecen. XLOAD, aumento de la capacidad de carga de los cargadores automáticos Pharmathek
XLOAD es un accesorio ideal para las farmacias con una alta rotación de producto, o para aquellas que gestionan de forma muy fragmentada su forma de comprar. El módulo XLOAD se añade al cargador automático de Pharmathek, un modulo que añadido al cargador automático Pharmathek permite hasta 9 horas de carga en modo completamente automático... Leer mas
Esto es posible, gracias a su enorme capacidad de almacenaje de hasta 2000 productos.
El Modulo XLOAD se puede añadir a un cargador automático ya en funcionamiento o instalarse en la fase de implantación del sistema Pharmathek en la farmacia.
PTKUTIL, nuevas herramientas para los robots de la línea PTK
PTKUTIL es un conjunto de utilidades software de tipo abierto para los robots de la línea PTK. PTKUTIL se basa en el concepto simple pero efectivo, de recoger las necesidades y sugerencias de los propietarios de robots Pharmathek... Leer mas
Estas sugerencias se implementan en un programa de tipo abierto (abierto a modificaciones y ampliaciones) que funciona de forma independiente y paralela al software de serie de los robots de la línea PTK. PTKUTIL integra entre otras funciones el gestor para OPTILOAD (la herramienta de carga óptima e inteligente para los robots PTK), la gestión mejorada de los fármacos no accesibles o la gestión independiente de carga y descarga por diversos criterios de fármacos (estacionalidad, renovación, caducidad...)
Gestión de Stock
Cuanto tiene su farmacia en Stock? ¿10.000, 20.000, 30.000 unidades? ¿Por qué?
Que pregunta verdad... Pues por que lo primero, es el servicio al paciente y por que "el vuelva usted mas tarde" es algo que no se puede permitir por muchas razones... Especialmente en estos tiempos que no han tocado "sufrir"... Leer mas
Pero el Stock es el Stock y si se quiere trabajar tranquilo, dando el servicio que el paciente pide y merece hay que tenerlo. Además hasta ahora había otra razones obvias, como los descuentos por volumen que las distribuidoras y laboratorios aplicaban al comprar en cantidad (especialmente en los genéricos), o por que aunque no lo necesitamos, debemos seguir la opción de la "compra óptima" que nos marca el software del proveedor. En definitiva, en cierta forma somos esclavos del Stock.
Esta es una situación que se invierte en las farmacias que disponen de robots, por que a las ventajas propias de la robotización, tales como el aumento de la velocidad en las dispensación, la estandarización y reducción del trabajo del almacén que evita errores del personal, la facilidad de realizar inventarios y el mayor tiempo para atender al paciente, hay que añadir otra igual de importante… La reducción del Stock necesario en la farmacia.
A día de hoy, todos tenemos software de gestión en la farmacia. Este software nos permite obtener una serie de estadísticas y una de ellas es la de las ventas medias. Gracias a estos datos y a través de las herramientas del robot, podemos establecer una forma distinta de gestionar, pero sin modificar en nada nuestra forma de trabajo. Establecemos una nueva premisa, la del Stock necesario para 3, 5 o N días, basándonos en nuestros datos reales de trabajo. Gracias a este concepto comprobado en muchas farmacias que ya tienen robot, podemos reducir el Stock necesario de fármacos de forma significativa. Además, el robot nos avisa y genera las bolsas de pedido de aquellos fármacos que se quedan por debajo de un Stock mínimo, de esta forma estamos siempre abastecidos y sabemos en todo momento que es necesario pedir. Pedidos además que son específicos para el robot, lo que facilita aún mas el trabajo de almacén. Ahora podemos destinar esos valiosos recursos en Euros tan necesarios hoy en día para diversificar y rentabilizar nuestra farmacia.
Mantenimiento de los robots Pharmathek
Pharmathek cuenta con varios tipos de mantenimiento, desde los que cubren la asistencia técnica en horario laboral, hasta los que cubren la asistencia técnica, la telefónica y/o remota las 24h del día los 365 días del año y que además de forma opcional incluyen las piezas de repuesto a un precio MUY competitivo... Leer mas
Los robots Pharmathek tienen dos tipos de mantenimiento, el ordinario y el programado. El mantenimiento ordinario son una serie de operaciones sencillas para las cuales se forma al personal de la farmacia, para que sean realizadas de forma autónoma. El programado, es el mantenimiento periódico que realiza el servicio técnico (normalmente incluido en el contrato de mantenimiento) y que permite mantener en perfecto funcionamiento nuestros robots y prever cualquier posible anomalía con la debida antelación. Las revisiones de mantenimiento, incluyen además de la revisión en si misma, la sustitución de las piezas de desgate requeridas, lo cual alarga la vida del robot y previene futuros problemas.
Actualmente tenemos un porcentaje de resolución de incidencias por vía telefónica o de asistencia remota superior al 95%. Estas incidencias no requieren desplazamiento del servicio técnico, y por tanto no afectan al normal funcionamiento de la farmacia. Además un altísimo porcentaje de los robots Pharmathek cuentan con dos pinzas independientes. Esto repercute, en que el porcentaje de lo que denominamos "paro total" de un robot Pharmathek sea prácticamente inexistente, ya que si surge cualquier problema en una parte del robot, la otra sigue funcionando.
En los casos en los que el cliente no tiene contrato de mantenimiento, tenemos un forfait autoimpuesto por motivos éticos empresariales, en lo concerniente al coste del desplazamiento y mano de obra.
Una nueva forma de trabajar.
Una imagen habitual (hasta hora) cuando uno entra a una farmacia, es ver a un señor o señora con una impoluta bata blanca que corre, a veces vuela, y con un fajo de papeles en la mano, rebusca entre ordenadas cajoneras y estanterías en función de un misterioso criterio que solo el parece conocer... Leer mas
Esta imagen del farmacéutico volando por la rebotica, cortando cartones de cajitas de medicamentos y peleándose con el papel celo para que el cartón recortado le de la gana de quedarse pegado en la receta, esta lenta y felizmente en vías de extinción. Los Robots que gestionan el Stock y entregan los medicamentos en la mano del farmacéutico, los medios informáticos y mas recientemente la receta electrónica, son las causas de esta revolución que se está implantando en las farmacias, para beneficio de todos, tanto del cliente como del farmacéutico.
El funcionamiento de las farmacias tradicionales impide al farmacéutico dedicar todo el tiempo que les gustaría a atender debidamente al paciente. No olvidemos que un farmacéutico es un profesional de la atención sanitaria, y convertirse en un mero dispensador de cajas de cartón puede ser ciertamente frustrante. Al farmacéutico le gusta, es de echo su vocación dedicar tiempo a su paciente, como si no, puede aconsejarle y sugerirle sobre productos y tratamientos sobre los cuales el cliente no pensaba cuando entro en la farmacia. Afortunadamente son cada vez mas, las farmacias que se deciden a dedicar mas tiempo al cliente, a escuchar que es lo que necesita y explicar como usar el producto que se le entrega al cliente, a preguntarle bien sobre como le va el nuevo tratamiento que le han puesto o por que no, sobre la familia. Pero para ello han tenido que decantarse por una de estas dos opciones.
Opción uno, o el aumento de personal, de lo contrario es inviable aumentar el tiempo que se le dedica al cliente. Opción dos, o robotización, y es que los robots, además de controlar los stocks de forma mas eficiente, evitan los paseos para buscar los medicamentos y esto, repercute en el tiempo disponible para atender al cliente. Mas tiempo para atender al cliente, mas fidelización, mas facturación...
OPTILOAD, Carga guiada en los robots de línea PTK
Adoptar un sistema robotizado Pharmathek permite tener un almacén capaz de gestionar de forma autónoma el espacio dedicado a la alta y la baja rotación y satisfacer las solicitudes en el punto de venta de la entrega de la receta completa de los productos solicitados (Optipicking).¿Pero, que productos cargar en el robot?... Leer mas
Para responder a esta necesidad Pharmathek a implementado para toda la serie de robots de la linea PTK un sistema software que permite hacer esta elección de forma automática, inteligente y en función sus propias preferencias y ventas. De echo, en base a los datos de venta de la propia farmacia y a las existencias medias que se quieren cargar en el almacén, OPTILOAD guía al farmacéutico para obtener la carga optima, tanto durante la carga semiautomática como durante la carga automática.
Durante la carga semiautomática, cuando se alcance la cantidad prevista a cargar, el sistema indicara visualmente la posibilidad de cargar mas unidades de las previstas. Durante la carga automática, una vez alcanzada la cantidad prevista del fármaco, el sistema descarta de forma automática las unidades excedentes. El proceso de guía inteligente para la carga continua y evoluciona incluso después de la primera carga del almacén robotizado, ya que las cantidades de carga aconsejadas van modificándose en base al trabajo diario de la farmacia. El sistema permite incluso variar el stock a cargar de forma estacional, para adaptar el stock a las afecciones típicas de la época del año